Die Fahrzeiten, die ein K+L Betrieb bei der Abholung oder dem Transport eines Fahrzeugs zurücklegt, sollten umfassend dokumentiert werden. Das Gesetz sieht zudem vor, dass die Lenk- und Ruhezeiten zwingend eingehalten werden müssen.
Die Praxis zeigt, dass Transporte, beispielsweise von Unfallfahrzeugen, im Alltag eines K+L Betriebs immer wieder vorkommen. Für den Fall, dass hierbei ein eigenes Fahrzeug genutzt wird, gelten zunächst einmal dieselben Vorschriften wie für eine Spedition. Eine Ausnahme kann die so genannte „Handwerkerregelung“ bewirken, der jedoch exakt entsprochen werden muss.
Die rechtliche Grundlage für Transportfahrten liegt in der der Fahrpersonalverordnung (FPersV) und der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Harmonisierung bestimmter Sozialvorschriften im Straßenverkehr (VO (EG) Nr. 561/2006). Hier geht es unter anderem um Lenk- und Ruhezeiten sowie um die Pflicht zur Dokumentation. Ersterer Aspekt tritt meist in den Hintergrund, doch muss dies auch schriftlich oder gar mit einem eigens zu diesem Zweck bereitstehenden Gerät dokumentiert werden.
Fahrzeuge mit einem Gewicht zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen fallen unter die Fahrpersonalverordnung (§ 1 FpersV). Die Pflicht zur Aufzeichnung durch ein Gerät ist nur dann gegeben, wenn ein solches ohnehin im Fahrzeug eingebaut wurde. Ansonsten reichen auch manuelle Einträge in so genannte Tageskontrollblätter und auch Ausnahmegenehmigung und damit einhergehende Freistellungen können erteilt werden.
Im Bereich von 3,5 bis 7,5 Tonnen ist die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 (Art. 1 VO (EG) Nr. 561/2006) maßgebend. Konkret bedeutet dies, dass ein EG-Kontrollgerät genutzt werden muss, was auch dann der Fall ist, wenn lediglich einmalig – beispielsweise durch einen Anhänger – die 3,5 Tonnen- Marke überschritten wird.
Die Kontrollblätter werden innerhalb von 28 Tagen im Unternehmen ausgelesen und müssen zudem archiviert werden. Wird dies nicht beachtet oder es existiert keine Ausnahme entsprechend §§ 1 Abs. 2 sowie 18 FpersV., so drohen Bußgelder im vierstelligen Bereich.